Outreach
Verwalten Sie Ihre Kontakte und die Gruppen, an die Sie versenden. Hier münden alle Arbeitsabläufe, die mit „und nun versenden an…" enden.
Outreach ist die Versand-Hälfte von Referenta. Sobald ein Entwurf fertig ist, etwa eine Pressemitteilung, ein Stakeholder-Update oder ein Partner-Briefing, kommen Sie hierher, um sicherzustellen, dass er die richtigen Personen erreicht.
Was sich hier befindet
Contactbase
Ihre Kontaktdatenbank. Journalist:innen, Stakeholder, Partner, kurz: alle, mit denen Sie kommunizieren.
Distribution Lists
Gespeicherte Empfängergruppen, damit Sie nicht jedes Mal dieselbe Empfängergruppe neu zusammenstellen müssen.
Warum es als gemeinsame Infrastruktur wichtig ist
Outreach wird umso nützlicher, je mehr Ihr Team gemeinsam damit arbeitet. Ein Kontakt, den Sie letzten Monat hinzugefügt haben, steht einer Kollegin oder einem Kollegen nächste Woche zur Verfügung. Eine Liste, die jemand für die Kampagne des letzten Quartals erstellt hat, ist für die Kampagne dieses Quartals bereits einsatzbereit. Verstehen Sie die Contactbase als gemeinsames Organisationsgedächtnis, nicht als persönliches Adressbuch.
Einige hilfreiche Gewohnheiten:
- Fügen Sie Kontakte sofort hinzu. Warten Sie nicht, bis Sie den Eintrag „brauchen", sonst vergessen Sie ihn.
- Vergeben Sie Tags und Kategorien konsequent. „Gesundheitsjournalist:innen" ist nützlicher als „Pressekontakte, die ich manchmal nutze".
- Verwenden Sie Listen wieder, statt sie neu aufzubauen. Wenn Sie schon einmal an dieselbe Gruppe versendet haben, suchen Sie zuerst nach der bestehenden Liste, bevor Sie eine neue erstellen.
Ein typischer Ablauf
Szenario: Sie haben eine Pressemitteilung zu einem neuen Gesetz entworfen und müssen sie nun an die richtigen Journalist:innen versenden.
- Öffnen Sie Contactbase über Outreach.
- Finden Sie Ihre Zielgruppe. Filtern Sie nach Journalist:innen, die das relevante Themengebiet abdecken, oder öffnen Sie eine bestehende Liste.
- Öffnen Sie Distribution Lists, um entweder eine bestehende Empfängergruppe auszuwählen oder Ihre gefilterte Auswahl als neue Verteilerliste zu speichern.
- Versenden Sie. Die Liste bleibt für die nächste Mitteilung zum selben Thema verfügbar.