Verteilerlisten
Gespeicherte Kontaktgruppen, an die Sie wiederholt versenden. Der schnellste Weg, das mehrfache Aufbauen derselben Zielgruppe zu vermeiden.
Eine Verteilerliste ist eine gespeicherte Gruppe von Kontakten. Statt jedes Mal, wenn Sie an „die Umweltjournalist:innen" oder „unsere Partner in den Regionen" versenden möchten, die Contactbase von Grund auf neu zu filtern, erstellen Sie die Liste einmal und verwenden sie wieder.
Wofür sie sich gut eignen
- Wiederkehrende Versendungen. Wenn Sie mehrfach an dieselbe Zielgruppe versenden, erstellen Sie eine Verteilerliste.
- Kampagnenarbeit. Eine Kampagnenliste umfasst alle Personen, die Sie im Rahmen einer Initiative ansprechen: Journalist:innen, Stakeholder, Partner.
- Segmentierung der Zielgruppe. Führen Sie getrennte Listen für unterschiedliche Schwerpunkte („Presse – bundesweit", „Presse – regional", „Stakeholder – Bundesebene"), damit Sie die Botschaft anpassen können.
- Kontinuität im Team. Eine Kollegin oder ein Kollege, die oder der Ihre Arbeit übernimmt, kann Ihre Liste fortführen, statt zu raten, an wen Sie versendet haben.
Ein typischer Ablauf
Szenario: Sie führen eine mehrwöchige Kampagne zur Verkehrspolitik durch. Sie versenden vier Updates und möchten die Zielgruppe nicht jedes Mal neu aufbauen.
- Öffnen Sie Contactbase und filtern Sie nach den richtigen Personen (Journalist:innen im Verkehrsbereich, Ministeriumskontakte im Verkehrsbereich, zentrale Stakeholder).
- Speichern Sie die gefilterte Auswahl als Distribution List, mit einem aussagekräftigen Namen wie „Verkehrskampagne – Juni 2026".
- Versenden Sie Ihr erstes Update an diese Liste.
- Drei Tage später versenden Sie das zweite. Ohne erneuten Aufbau.
- Passen Sie die Liste an, falls jemand während der Kampagne hinzugefügt oder entfernt werden soll.
Eine gute Gewohnheit: Listen klar benennen
Eine Liste mit dem Namen „Presse" wird in zwei Monaten niemandem etwas sagen. Eine Liste mit dem Namen „Gesundheitsjournalist:innen – DACH-Region" sehr wohl. Verwenden Sie Namen, die ein Teammitglied auch ohne Rückfrage versteht.
Bewährte Muster:
<Thema> – <Zielgruppentyp>, zum Beispiel „Klimapolitik – Journalist:innen".<Kampagnenname> – <Datum>, zum Beispiel „EU AI Act Reaktion – Mai 2026".<Region> – <Rolle>, zum Beispiel „Bayern – Lokalpresse".
Wann Sie eine Liste anlegen sollten und wann nicht
Legen Sie eine Liste an, wenn:
- Sie bereits an dieselbe Zielgruppe versendet haben oder
- Sie erwarten, erneut an sie zu versenden.
Nicht erforderlich, wenn:
- Es sich um einen einmaligen Versand handelt, der sich nicht wiederholen wird.
- Die Zielgruppe klein genug ist, um sie von Hand auszuwählen.
Eine aufgeblähte Sammlung von Listen ist schwerer zu überblicken als eine kleinere, gut benannte. Qualität vor Quantität.